El proceso de transformación digital incorpora tecnologías para volver más simples los procesos y así ofrecer a la comunidad universitaria información rápida y certera a la hora de tomar decisiones.
No más actas de notas impresas en triplicado y firmadas a mano. La implementación de la firma digital en dichos documentos es uno de los cambios que comenzarán a notarse este año, cuando entren en operación en la UdeC una serie de innovaciones fruto del trabajo colaborativo acentuado los últimos meses.
Esto es más que una variación cosmética. La transformación digital implica una nueva dinámica organizacional, más eficiente y ágil para responder a las demandas internas y externas por información. Se trata de una exigencia y una necesidad, sobre todo para instituciones del tamaño e importancia de la UdeC.
Asimismo, responde a un compromiso asumido por el gobierno universitario y que ha incorporado diversos actores, entre ellos, la Dirección de Estudios Estratégicos, la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos y la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), quienes aúnan esfuerzos para revisar oportunidades de cambio en cada uno de los procesos.
En ese marco, una de las innovaciones destacadas es el Sistema de Currículum Académico Normalizado (SCAN), plataforma que entregará a los y las docentes toda su información en un formato único; desde sus investigaciones hasta el registro histórico de los cursos dictados. Estos datos se emplearán en trámites internos y externos, pero además proporcionará información agregada sobre el cuerpo docente.
Una consolidación similar, en el caso del postgrado, ofrece el sistema Gradvs. A través de esta plataforma se reunirá toda la data curricular y financiera de los estudiantes y se favorecerán pagos en línea. En tanto, en pregrado, se implementó un avance muy sentido por los y las estudiantes: la reserva de horas médicas en línea. En cuanto a los funcionarios, a principios de año se inauguró un nuevo formato de Infotrabajador, donde se expresa de manera más amigable todo el historial laboral de la persona.
Además, ya está listo un repositorio de decretos en línea y una tienda virtual, que elimina el pago presencial en trámites como la obtención de certificados de título.
En el área financiera, el cambio será mayor: se pasará a un sistema integrado de gestión, a través de un software ERP (Enterprise Resource Planning), que permitirá centralizar los procesos de pagos y compras, entre otros.
Este mecanismo ya se encuentra en funcionamiento en cuatro filiales de la Corporación y se espera implementar en la Universidad a principios de 2020. Según la visión de Miguel Quiroga Suazo, Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, dicho sistema “obliga a recuperar más información asociada a nuestras transacciones. Involucra un esfuerzo, pero entrega un enorme potencial para la institución”.
“Podremos identificar nuestros volúmenes de compra, lograr mejores precios y, además, ofrecer mejores condiciones a cada organismo”, apunta la autoridad.
Conectividad para la colaboración
Este año, 380 estudiantes extranjeros llegaron a la UdeC. Otro tanto de profesores y alumnos se mueven por distintos campus del mundo. Pensando en esto, se concretó el ingreso de la Universidad a Eduroam, red de Wifi internacional que permite acceder a internet con las mismas credenciales de la universidad de origen en más de 20 mil campus en 100 países.
Un objetivo similar permite la nueva red de fibra óptica del consorcio Reuna. Esta agrupación de universidades acaba de inaugurar en abril su red para el sur de Chile. Cada institución adscrita cuenta con 100 gigabits por segundo, lo que equivale a transmitir 22 mil videos en calidad full HD de manera simultánea. Esto posibilita la transmisión de datos en áreas importantes para la UdeC, como Telemedicina o Astronomía.
En cuanto a la colaboración interna, a fines del año pasado se implementó Teams, plataforma de Microsoft que permite el trabajo colaborativo: desde chatear con las y los integrantes de un equipo hasta compartir archivos de gran tamaño. Hoy, cuenta con cerca de mil usuarios y se espera ampliar su uso entre los estudiantes.
Cambio cultural
Con todos estos procesos se busca aumentar la capacidad de reacción y actualización de la UdeC ante un mundo en constante cambio. El Director (I) de Tecnologías de la Información, Eduardo Rivera Cid, comenta que, hasta ahora, los sistemas de la UdeC eran más bien transaccionales. Es decir, se realizaba el trabajo concreto en línea, pero no se podían extraer conclusiones de los datos. Por ejemplo, estadísticas de retención de alumnos. “Ahora vamos un paso más allá: queremos que se puedan tomar decisiones con los números”, señala.
“Lo que está de fondo en este camino avanzado es facilitar la vida a los funcionarios”, explica por su parte Aldo Montecinos Gula, coordinador de proyectos institucionales de la Dirección de Estudios Estratégicos. “Hay muchas medidas relativamente simples que se pueden tomar y que finalmente hacen que sea más eficiente el tiempo que como académicos y funcionarios ocupamos en nuestro trabajo”, remarca.
De todas maneras, existe conciencia de que estas modificaciones no son solo de forma y se requiere apuntar hacia nuevas y mejores prácticas institucionales.
En efecto, este cambio cultural solo ocurre “al demostrar cuáles son las ventajas de estas plataformas o de la digitalización de procesos. Cuanto te metes en esto, te das cuenta de lo importante que es”, plantea Montecinos.
En suma, el gran cambio cultural que se impulsa este último período —coinciden los consultados— es la apertura para compartir información entre diversas reparticiones. Así lo manifiesta Eduardo Rivera, quien puntualiza que se han destrabado dificultades que volvían complejo el trabajo conjunto. “Hoy se entiende que la información no es de un organismo particular, sino que es de la Universidad y que, en la medida en que todos estemos de acuerdo que esto agrega valor, tenemos que usarla